구글시트 드롭다운 목록 만드는 법, 이렇게 하면 돼요

구글시트에서도 셀을 클릭하면 정해둔 항목 중에서만 고를 수 있는 드롭다운을 만들 수 있어요. 이름은 '데이터 확인'이고, 엑셀의 데이터 유효성 검사와 하는 역할은 같지만 메뉴 위치와 이름이 달라요.

만드는 순서는 아래와 같아요.

담당자 이름을 목록으로 넣고 싶을 때

실제로 해보면 이런 식이에요. 담당자를 배정하는 B열이 있다면, E1:E3에 담당자 이름 세 명을 각각 입력해두고 조건을 '범위의 항목 목록'으로 지정한 뒤 E1:E3을 선택해요. 그러면 B열에서 이 세 명 중 한 명만 클릭으로 고를 수 있고, 담당자 이름을 매번 다시 타이핑하다가 오타가 나는 일이 없어져요. 담당자별로 몇 건씩 배정됐는지 세고 싶다면 구글시트 여러 조건 동시에 세기, COUNTIFS를 참고하세요.

엑셀의 데이터 유효성 검사는 어디 있나요

엑셀을 써본 분들이 자주 헷갈리는 게, 구글시트에도 똑같이 '데이터 유효성 검사'라는 메뉴가 있을 거라고 생각하는 거예요. 구글시트는 이름과 위치가 달라서 데이터 탭 안의 '데이터 확인'으로 들어가야 해요. 기능(목록 안에서만 고르게 하는 방식)은 거의 같지만, 메뉴 이름은 각자 따로 기억해둬야 해요.

목록에 없는 값을 입력하면 어떻게 되나요

잘못된 데이터를 입력했을 때 어떻게 처리할지도 직접 정할 수 있어요. '데이터 확인' 설정 안에 '잘못된 데이터일 경우' 항목이 있는데, 여기서 목록 밖의 값 입력을 아예 막을지 경고만 하고 넘어갈지 선택할 수 있어요. 여러 사람이 함께 쓰는 시트라면 막는 옵션을 선택해두는 게 데이터가 어긋나는 걸 예방하는 데 안전해요. 애초에 누가 어디까지 고칠 수 있는지를 정해두면 더 확실한데, 권한을 나누는 기준은 구글시트 공유할 때 권한은 어떻게 나뉘나요?에서 다뤘어요.

담당자를 한 명 추가했는데 드롭다운에 안 나와요

써보면 거의 반드시 한 번은 겪는 상황이에요. 원본을 E1:E3으로 지정해뒀는데 새 담당자를 E4에 적으면, 그 이름은 드롭다운에 나타나지 않아요. 드롭다운이 보는 건 '그 범위'이지 '그 열'이 아니라서, 범위 바깥에 적은 값은 애초에 후보에 안 들어가거든요. 항목이 늘어날 걸 알고 있다면 처음부터 E1:E10처럼 여유 있게 잡아두세요. 쓰지 않은 빈 칸은 드롭다운에 빈 항목으로 뜨지 않으니 넉넉히 잡아도 손해가 없어요. 이미 만들어둔 뒤라면 데이터 확인 설정을 다시 열어 범위만 넓혀주면 돼요.

엑셀에서 드롭다운을 만드는 방법은 엑셀 드롭다운 목록 만드는 법에서 다뤘어요. 메뉴 이름과 위치가 구글시트와 다르니 참고하세요. 드롭다운이 '정해둔 값 중에서만 고르게' 하는 거라면, 아예 특정 칸 말고는 건드리지 못하게 잠그는 방법도 있어요. 엑셀 기준 설정법은 엑셀 시트 보호, 입력칸만 열어두고 나머지는 잠그는 법에서 다뤘어요.